Tudalen Hafan / Home Page




POLISI RHEOLI CASGLIADAU ARCHIFDY CEREDIGION



1. Cyflwyniad

1.1 Mae Diffiniad a Rôl Archifau wedi’u nodi fel hyn yn Archives for the 21st Century (yr Archifau Gwladol, 2009): Archives are the record of the everyday activities of governments, organisations, businesses and individuals. They are central to the record of our national and local stories and are vital in creating cultural heritage and supporting public policy objectives. Their preservation ensures that future generations will be able to learn from the experiences of the past to make decisions about the present and future.

1.2 Mae archifau yn darparu ffynonellau tystiolaeth hanfodol a gwerthfawr yn ymwneud â bywyd ddoe a heddiw. Mae tystiolaeth o’r fath yn unigryw oherwydd ei gallu i feithrin ac ysbrydoli ymdeimlad o le, amser a pherthyn. Mae archifau yn helpu i ddod â’r gorffennol yn fyw, yn ein helpu i ddeall sefyllfa’r byd heddiw ac yn cynorthwyo rôl dinasyddion heddiw. Maent yn darparu tystiolaeth awdurdodol o ddigwyddiadau’r gorffennol at ddibenion addysgol, academaidd, cymdeithasol, cyfreithiol, busnes, meddygol a dibenion eraill. Mae modd defnyddio archifau i ddatrys problemau ac amddiffyn hawliau, a meithrin balchder mewn hunaniaethau unigol a chymunedol.

1.3 Mae archifau yn cael eu creu fel dogfennaeth i ategu prosesau dynol o bob math. Gyda threigl amser, y cofnodion hyn yw’r unig beth sy’n goroesi sefydliadau ac unigolion yn aml, ac maent yn darparu tystiolaeth unigryw, waeth pa mor ddiffygiol, o ddigwyddiadau’r gorffennol a chenedlaethau blaenorol. Mae archifau a dogfennau ym mhob cyfrwng (gan gynnwys papur, memrwn, mapiau, cynlluniau, ffotograffau, ffilmiau ac electronig) yn darparu tystiolaeth unigryw o ddatblygiad hanesyddol lleoedd a bywydau bob dydd pobl.

1.4 Mae Archifdy Ceredigion (a’r corff blaenorol - Archifdy Dyfed, Swyddfa Gofnodion Ardal Sir Aberteifi) wedi gwarchod y cofnod archifol ers ei sefydlu ym 1974, gan ddiogelu asedau gwybodaeth hanfodol at ddefnydd heddiw ac yfory trwy reoli’r archifau yn unol â safonau proffesiynol. Rydym yn casglu, yn diogelu, yn cadw, yn rheoli, yn rhannu ac yn hyrwyddo etifeddiaeth archifol Ceredigion a Sir Aberteifi ar gyfer cenedlaethau heddiw ac yfory. Hefyd, rydym yn helpu i sicrhau bod sir fodern Ceredigion yn cyflawni ei blaenoriaethau, yn enwedig ym meysydd datblygu cynaliadwy, economi gref, gwella addysg a sgiliau a hyrwyddo byw’n iach ac yn annibynnol. Rydym yn gweithredu, trwy gyfrwng ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion, fel cof corfforaethol yr awdurdod a’r cyrff a’i rhagflaenodd.

1.5 Mae’r fframwaith statudol ar gyfer gwasanaeth yr archifau yn seiliedig ar y canlynol:

• Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962
• Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
• Mesur Cofrestri a Chofnodion Plwyfol 1978
• Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967

1.6 Mae mynediad i gasgliadau yn cydymffurfio â’r canlynol:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Diogelu Data 1998
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2005

2. Datganiad Cenhadaeth

Drwy ein Gwasanaeth Archifau, diogelu deunydd tystiolaethol (boed yn hanesyddol neu’n gyfoes) sydd a wnelo â sir Ceredigion, ei reoli a’i wneud ar gael i bobl a chynorthwyo’r awdurdod lleol drwy ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion. Gwneud y wybodaeth sydd yn ein gofal ar gael i bawb sydd ei angen, yn unol â fframwaith cydymffurfiaeth cyfreithiol ac yn seiliedig ar ddealltwriaeth dda o anghenion ein defnyddwyr. Darparu hyfforddiant ar Ddiogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data i’r awdurdod a meddu ar gyfrifoldebau swyddogaeth gynghori o ran ymatebion yr awdurdod i bob Cais Gwrthrych am Wybodaeth.

3. Diben y Polisi hwn

3.1 Mae’r polisi rheoli casgliadau yn ceisio cyfleu ein dull strategol ac integredig o reoli casgliadau trwy ein polisïau, ein gweithdrefnau a’n blaengynlluniau, gan lywio gwaith y gwasanaeth ar bob agwedd ar ddatblygu, cadw a diogelu casgliadau, gwybodaeth am gasgliadau a mynediad iddynt.

4. Rheoli Casgliadau

4.1 Rheolir casgliadau Archifdy Ceredigion yn unol â’i pholisïau cymeradwy ei hun, Safon Achredu Gwasanaethau Archif, a Chod Moeseg y Cyngor Rhyngwladol ar Archifau trwy God Ymddygiad y Gymdeithas Archifau a Chofnodion.

4.2 Rydym yn dethol ac yn caffael deunydd archif unigryw a deunydd na ellir ei ddisodli o arwyddocâd hanesyddol parhaol yn unol â’n Polisi Datblygu Casgliadau a’n cynlluniau. Rydym yn derbyn trosglwyddiadau deunydd o wasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion Cyngor Sir Ceredigion ac yn cynnig cyfleusterau i sefydliadau ac unigolion adneuo neu roi casgliadau archifau i’w cadw’n ddiogel ac at ddibenion gwaith ymchwil. Mae ein gwaith cynllunio i ddatblygu casgliadau yn ceisio sicrhau bod ein casgliadau archif yn parhau i adlewyrchu’r gymuned rydym yn ei gwasanaethu.

4.3 Rydym yn derbyn, yn catalogio ac yn darparu gwybodaeth am y casgliadau archifau yn unol â’n Polisi Gwybodaeth am Gasgliadau a’n cynlluniau. Mae’r holl waith catalogio yn cael ei reoli a’i gymedroli gan yr uwch archifwyr. Rydym yn dogfennu ein casgliadau yn unol â safonau proffesiynol priodol ac yn rhoi’r catalogau ar ein gwefan yn unol â Safon Ryngwladol Gyffredinol Disgrifiad Archifol y Cyngor Rhyngwladol ar Archifau [ISAD(G)].

4.4 Rydym yn diogelu, yn gofalu am ac yn caffael gwaith cadwraeth yn ymwneud â chasgliadau archifdy yn unol â’n Polisi Diogelu a Gofalu am Gasgliadau. Rydym yn dilyn canllawiau PD5454: 2012, y Canllaw ar storio ac arddangos deunyddiau archifol a’r Fanyleb ar reoli amodau amgylcheddol ar gyfer casgliadau diwylliannol PAS198:2012. Mae cadwraeth yn hanfodol ar gyfer goroesiad a hygyrchedd hirdymor casgliadau’r archifdy. Nid yw Archifdy Ceredigion yn cyflogi unigolyn mewnol i wneud gwaith cadwraeth, ond mae’r holl waith cadwraeth yn cael ei gaffael gan unigolion hyfforddedig a chymwysedig a/neu achrededig.

4.5 Rydym yn darparu mynediad i dreftadaeth archifol Ceredigion yn unol â’n Polisi a Safonau Mynediad, ar sail Deddf Cydraddoldeb 2010, Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Deddf Diogelu Data 1998, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a deddfwriaeth bresennol a pherthnasol yn ymwneud â Hawlfraint. Rydym yn darparu mynediad uniongyrchol i’r cyhoedd am ddim yn ein hystafell ymchwil sy’n cael ei staffio er mwyn cynorthwyo ymchwilwyr gyda’u gwaith a’u helpu i ddehongli casgliadau’r archifdy. Rydym yn aelod o’r Rhwydwaith Ymchwil Archifau Sirol (CARN) sy’n gweithredu system genedlaethol gydnabyddedig o docynnau darllenwyr er mwyn gwella diogelwch casgliadau mewn swyddfeydd cofnodion awdurdodau lleol.

5. Safonau

5.1 Mae ein datganiadau polisi yn cyfeirio at ddeddfwriaeth berthnasol, safonau proffesiynol a chodau ymarfer ar gyfer casgliadau diwylliannol lle bo hynny’n briodol. Yn benodol, mae ein polisïau wedi’u hysgrifennu ar sail egwyddorion a chanllawiau’r canlynol:

• PD5454:2012 – Canllaw ar storio ac arddangos deunyddiau archif
• PAS197:2009 – Cod ymarfer ar gyfer rheoli casgliadau diwylliannol
• PAS198:2012 – Manyleb ar gyfer rheoli amodau amgylcheddol ar gyfer casgliadau diwylliannol
• BS4971:2002 – Atgyweirio a phrosesau cysylltiedig ar gyfer cadwraeth dogfennau
• ISAD(G): Safon Ryngwladol Gyffredinol Disgrifiad Archifol
• Deddf Gwarchod Data 1998
• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004

6. Cydberthynas

6.1 Mae adneuon cofnodion newydd yn cyrraedd trwy weithgarwch goddefol, croniad arferol, a gofyniad cyfreithiol. Mae dadansoddiad o gofnodion wedi’u catalogio a heb eu catalogio wedi amlygu meysydd gwan yn y casgliad, a bwriedir nodi rhagor o fylchau er mwyn mynd ati i ddatblygu’r casgliadau yn y meysydd penodol hyn.

6.2 Asesir anghenion diogelu a chadwraeth derbyniadau newydd o bob math, sy’n cael eu blaenoriaethu ar gyfer catalogio. Mae ôl-groniad y catalog yn cael ei reoli, ac rydym yn chwilio am gyfleoedd ar gyfer cyllid allanol, swyddi catalogio prosiectau a gwirfoddolwyr o dan oruchwyliaeth. Mae gwaith catalogio a pharatoi cynorthwyon yn flaenoriaeth er mwyn cynnal a gwella mynediad i’n casgliadau gwahanol. Bydd y defnydd o gopïau benthyg yn gwella mynediad i gasgliadau penodol neu rannau o gasgliadau.

6.3 Mae galw a diddordeb defnyddwyr yn helpu i benderfynu blaenoriaethau catalogio. Mae galw gan ddefnyddwyr, asesu diogelwch a dadansoddiad cost a budd yn helpu i benderfynu blaenoriaethau cadwraeth a digideiddio.

6.4 Bydd Archifdy Ceredigion yn cofnodi’r wybodaeth sydd ei hangen i sicrhau bod deunyddiau digidol yn cael eu diogelu a bod modd eu hadalw a’u defnyddio. Bydd Strategaeth Diogelu Digidol a Digideiddio ar wahân yn cael ei datblygu fel rhan o ddatblygiadau Diogelu Digidol Cymru Gyfan Cyngor Archifau a Chofnodion Cymru.

6.5 Mae gan y gwasanaeth Gynllun Trychineb sy’n darparu’r strategaeth a’r gweithdrefnau ar gyfer ymdrin â pheryglon gwahanol sy’n gysylltiedig â storio, achub a diogelu cofnodion.

7. Polisïau Cysylltiedig

Polisi Mynediad
Polisi Datblygu Casgliadau
Polisi Gwybodaeth am Gasgliadau
Polisi Diogelu a Gofalu am Gasgliadau
Cynllun Trychinebau
Polisi Iaith Gymraeg (Cyngor Sir Ceredigion)

8. Adolygu’r Polisi

Adolygir y polisi hwn o leiaf unwaith bob pum mlynedd. Ysgrifennwyd y polisi hwn ym mis Hydref 2017 a bydd yn cael ei adolygu ym mis Hydref 2022, neu cyn hynny os oes angen.


Archifdy Ceredigion Archives
Cyngor Sir Ceredigion County Council

Archifdy Ceredigion - diogelu'r gorffennol er lles y dyfodol
Admin