Tudalen Hafan / Home Page




POLISI MYNEDIAD I ARCHIFDY CEREDIGION



1. Cyflwyniad

1.1 Mae Diffiniad a Rôl Archifau wedi’u nodi fel hyn yn Archives for the 21st Century (yr Archifau Gwladol, 2009): 'Archives are the record of the everyday activities of governments, organisations, businesses and individuals. They are central to the record of our national and local stories and are vital in creating cultural heritage and supporting public policy objectives. Their preservation ensures that future generations will be able to learn from the experiences of the past to make decisions about the present and future'.

1.2 Mae archifau yn darparu ffynonellau tystiolaeth hanfodol a gwerthfawr yn ymwneud â bywyd ddoe a heddiw. Mae tystiolaeth o’r fath yn unigryw oherwydd ei gallu i feithrin ac ysbrydoli ymdeimlad o le, amser a pherthyn. Mae archifau yn helpu i ddod â’r gorffennol yn fyw, yn ein helpu i ddeall sefyllfa’r byd heddiw ac yn cynorthwyo rôl dinasyddion heddiw. Maent yn darparu tystiolaeth awdurdodol o ddigwyddiadau’r gorffennol at ddibenion addysgol, academaidd, cymdeithasol, cyfreithiol, busnes, meddygol a dibenion eraill. Mae modd defnyddio archifau i ddatrys problemau ac amddiffyn hawliau, a meithrin balchder mewn hunaniaethau unigol a chymunedol.

1.3 Mae archifau yn cael eu creu fel dogfennaeth i ategu prosesau dynol o bob math. Gyda threigl amser, y cofnodion hyn yw’r unig beth sy’n goroesi sefydliadau ac unigolion yn aml, ac maent yn darparu tystiolaeth unigryw, waeth pa mor ddiffygiol, o ddigwyddiadau’r gorffennol a chenedlaethau blaenorol. Mae archifau a dogfennau ym mhob cyfrwng (gan gynnwys papur, memrwn, mapiau, cynlluniau, ffotograffau, ffilmiau ac electronig) yn darparu tystiolaeth unigryw o ddatblygiad hanesyddol lleoedd a bywydau bob dydd pobl.

1.4 Mae Archifdy Ceredigion (a’r corff blaenorol - Archifdy Dyfed, Swyddfa Gofnodion Ardal Sir Aberteifi) wedi gwarchod y cofnod archifol ers ei sefydlu ym 1974, gan ddiogelu asedau gwybodaeth hanfodol at ddefnydd heddiw ac yfory trwy reoli’r archifau yn unol â safonau proffesiynol. Rydym yn casglu, yn diogelu, yn cadw, yn rheoli, yn rhannu ac yn hyrwyddo etifeddiaeth archifol Ceredigion a Sir Aberteifi ar gyfer cenedlaethau heddiw ac yfory. Hefyd, rydym yn helpu i sicrhau bod sir fodern Ceredigion yn cyflawni ei blaenoriaethau, yn enwedig ym meysydd datblygu cynaliadwy, economi gref, gwella addysg a sgiliau a hyrwyddo byw’n iach ac yn annibynnol. Rydym yn gweithredu, trwy gyfrwng ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion, fel cof corfforaethol yr awdurdod a’r cyrff a’i rhagflaenodd.

1.5 Mae’r fframwaith statudol ar gyfer gwasanaeth yr archifau yn seiliedig ar y canlynol:

• Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962
• Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
• Mesur Cofrestri a Chofnodion Plwyfol 1978
• Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967

1.6 Mae mynediad i gasgliadau yn cydymffurfio â’r canlynol:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Diogelu Data 1998
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2005

2. Datganiad Cenhadaeth

Drwy ein Gwasanaeth Archifau, diogelu deunydd tystiolaethol (boed yn hanesyddol neu’n gyfoes) sydd a wnelo â sir Ceredigion, ei reoli a’i wneud ar gael i bobl a chynorthwyo’r awdurdod lleol drwy ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion. Gwneud y wybodaeth sydd yn ein gofal ar gael i bawb sydd ei angen, yn unol â fframwaith cydymffurfiaeth cyfreithiol ac yn seiliedig ar ddealltwriaeth dda o anghenion ein defnyddwyr. Darparu hyfforddiant ar Ddiogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data i’r awdurdod a meddu ar gyfrifoldebau swyddogaeth gynghori o ran ymatebion yr awdurdod i bob Cais Gwrthrych am Wybodaeth.

3. Diben y polisi hwn

3.1 Diben y polisi hwn yw dangos sut rydym yn cyflawni amcanion ein gwasanaeth wrth ddarparu a hyrwyddo mynediad i gasgliadau archif.

3.2 Mae’r polisi hwn yn dangos sut mae mynediad yn cael ei ddarparu i archifau ar y safle ac o bell, ac unrhyw gyfyngiadau sy’n effeithio ar fynediad i ddeunydd archif.

3.3 Hefyd, mae Gwasanaeth Archifau Ceredigion yn cydymffurfio â Siarter Gwasanaeth Cwsmeriaid Ceredigion a Safonau’r Gymraeg.

3.4 Mae’r polisi hwn yn cefnogi ein datganiad cenhadaeth uchod, a dylid ei ddefnyddio gyda Blaengynllun a Chynllun Busnes Blynyddol Archifdy Ceredigion, sy’n nodi cynlluniau’r tair blynedd nesaf a llwyddiannau allweddol blaenorol.

4. Mynediad i Archifdy Ceredigion ar y Safle

Mae mynediad i gasgliadau ar gael i’r holl randdeiliaid yn ein hystafell ymchwil, sy’n cael ei goruchwylio gan staff yr archifau. Ni chodir tâl am ddefnyddio’r ystafell ymchwil ond mae’n bosibl y bydd angen talu am rai gwasanaethau ychwanegol.

4.1 Archebu a chyrraedd

Nid oes angen archebu ymlaen llaw er mwyn defnyddio’r ystafell ymchwil.

Mae arwydd i’r swyddfa ar y stryd ac mae arwyddion ar y safle i dywys ymchwilwyr i adran berthnasol yr adeilad a’r ystafell ymchwil.Gofynnir i ymchwilwyr lofnodi wrth gyrraedd a bod yn ymwybodol o reolau’r ystafell ymchwilhttp://www.archifdy-ceredigion.org.uk/visiting.php

Mae’n bosibl y gofynnir i ymchwilwyr brofi pwy ydyn nhw cyn defnyddio’r ystafell ymchwil a chael mynediad i ddogfennau gwreiddiol.Mae Archifdy Ceredigion yn aelod o Rwydwaith Ymchwil yr Archifau Sirol (CARN) ac mae ymchwilwyr yn gallu ymaelodi â’r cynllun os ydynt yn dymuno. http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/carninfo.php

4.2 Diogelwch

Mae nifer o fesurau ar waith iddiogelu ein casgliadau a’n hadeilad:

• Caiff yr ystafell ymchwil ei goruchwylio drwy’r amser
• Defnyddir system teledu cylch cyfyng yn yr ystafell ymchwil ac mewn mannau cyhoeddus eraill o’r adeilad
• Cyfyngir ar nifer y dogfennau sy’n cael eu rhoi i ymchwilwyr
• Canllawiau ar drin dogfennau
• Rheolau’r ystafell ymchwil

4.3 Cyfleusterau Ymchwil

Mae ein catalogau http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/catalogue.phpa’n rhestri o dderbyniadau diweddar http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/accreg.phpar gael ar-lein, ac mae ymchwilwyr yn gallu eu defnyddio yn yr ystafell ymchwil neu o bell er mwyn dod o hyd iddogfennau sy’n berthnasol i’w gwaith ymchwil.

Hefyd, mae’r ystafell ymchwil yn cadw copïau caled o restri cofrestri plwyf, mynegeion arysgrifau henebion, trawsgrifiadau cyfrifiad â mynegai ar gyfer rhannau o’r sir,mynegeion priodasau ar gyfer y sir o gyfnodau penodol, mynegeion claddedigaethau micro-lun, a mapiau.

Hefyd, mae llyfrgell gyfeirio ar gael ar silffoedd agored yn yr ystafell ymchwil, ac mae’n cynnwys deunydd eilaidd fel cyfeirlyfrau, cyhoeddiadau astudiaethau lleol a phamffledi.

Mae canllawiau ymchwil ac adnoddau eraill sydd wedi’u datblygu gan staff ac eraill ar gael ar wefan Archifdy Ceredigion yn yr adran Adnoddau Ymchwilhttp://www.archifdy-ceredigion.org.uk/resources.php

Mae cyfrifiaduron ar gael i’r cyhoedd sy’n cynnig mynediad i’r rhyngrwyd, gwefannau hanes lleol (gan gynnwys tanysgrifiadau i Ancestry a FindMyPast) a’r pecyn Microsoft Office diweddaraf.

Mae peiriannau darllen microffilmiau a micro-luniau ar gael i weld ffynonellau sydd ar gael ar ffilm neu luniau.

Mae wi-fi ar gael yn yr ystafell ymchwil er mwyn defnyddio gliniaduron personol a dyfeisiau eraill.

4.4 Staff yr Archifdy

Mae’r ystafell ymchwil yn cael ei goruchwylio’n gyson gan staff gwybodus a phrofiadol sydd wastad ar gael i helpu a chynghori ymchwilwyr.

Mae ymchwilwyr sy’n ymweld â’r archifdy yn cael blaenoriaeth dros unrhyw orchwylion gwaith eraill.

Mae staff ar gael i gyfeirio ymchwilwyr at gasgliadau perthnasol, eu harwain a’u cynorthwyo gyda’u gwaith ymchwil os oes angen, dangos sut mae’r casgliadau yn cael eu trefnu a’u rhestru, ac egluro sut i ddefnyddio adnoddau’r ystafell ymchwil.

4.5 Trafod dogfennau

Mae’n rhaid i ymchwilwyr gydymffurfio â’r canllawiau ar Drafod Dogfennau http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/visiting.php(sgrolio i lawr i weld y darn perthnasol) sydd ar gael ar-lein cyn ymweld â’r archifdyac yn cael eu harddangos yn yr ystafell ymchwil.

Mae staff ar gael bob amser i roi cyngor ar sut i drafod dogfennau yn gywir a chynnig pwysynnau a theclynnau cynnal llyfrau.

Mewn rhai achosion, dim ond copi benthyg sydd ar gael o ddogfen benodol. Mae catalogau a chynorthwyon canfod yn nodi hyn.

4.6 Copïo dogfennau

Mae modd darparu copïau o ddogfennau trwy lungopïo, sganio neu ffotograffiaeth. http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/services-payment.php

Dim ond aelod o staff sy’n gallu copïo dogfennau (ac eithrio ffotograffiaeth). Wrth ddarparu copïau, mae Archifdy Ceredigion yn ystyried y ffactorau canlynol:

• Hawlfraint a hawliau eiddo deallusol eraill
• Amodau a nodwyd gan y rhoddwr neu’r adneuydd
• Diogelu Data a gwybodaeth bersonol sydd wedi’i chynnwys yn y ddogfen
• Natur a chyflwr y ddogfen

Codir tâl am gopïo, ac mae’n rhaid i’r ymchwilydd gwblhau ffurflen datganiad hawlfraint cyn bod modd cyflwyno copïau.http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/uploads/copyright_declaration.pdf

Os oes dogfen yn rhy fawr a/neu’n fregus i gael ei llungopïo neu ei sganio, gall aelod o staff dynnu llun ohoni (codir tâl am y gwasanaeth hwn), neu gall yr ymchwilydd wneud hynny.

Rydym yn annog y defnydd o gamerâu yn yr ystafell ymchwil. Ni chodir tâl am hyn, ond mae’r un cyfyngiadau ac amodau copïo yn berthnasol i ffotograffiaeth ag i’r mathau eraill o gopïo.

4.7 Cyfyngiadau mynediad

Mae cyfyngiadau mynediad yn berthnasol i rai dogfennau.Mae nodiadau cyfyngiadau yn cael eu harddangos yn y catalogau ar-lein.Mae’r nodiadau cyfyngiadau hyn yn cynnwys y rheswm am y cyfyngiad a’r dyddiad pan fydd y cyfyngiad ar y ddogfen neu’r casgliad yn dod i ben.

Cyfyngir ar fynediad i ddogfennau yn yr achosion canlynol:

• mae’r ddogfen yn rhy fregus i’w gweld, a byddai defnyddio’r ddogfen yn ei difrodi ymhellach
• mae’r ddogfen neu’r casgliad yn destun cyfyngiadau deddfwriaethol h.y. mae’n cynnwys gwybodaeth bersonol neu sensitif
• mae’r rhoddwr neu’r corff sydd wedi creu’r ddogfen wedi pennu neu gytuno ar derfynol amser penodol.

Caniateir mynediad i ddogfennau sy’n destun cyfyngiadau o dan y Ddeddf Diogelu Data, yn amodol ar amodau llym, ar gyfer ymchwilwyr academaidd bona fide yn ôl disgresiwn Archifydd y Sir. Mae’n rhaid i’r ymchwilydd lenwi Cais am Fynediad i Ddeunydd Cyfyngedig; os rhoddir caniatâd, mae’n rhaid i’r ymchwilydd lofnodi a chydymffurfio ag Ymrwymiad y Darllenydd.

4.8 Hygyrchedd

Mae Cyngor Sir Ceredigionwedi ymrwymo i ddathlu amrywiaeth a hyrwyddo cydraddoldeb er mwyn gwella ansawdd bywyd pawb sy’n byw ac yn gweithio yng Ngheredigion ac yn ymweld â’r Sir.

Er mwyn sicrhau bod mynediad i’r safle ar gael ar gyfer ymchwilwyr ag anableddau corfforol,mae’r cyfleusterau canlynol ar gael:

• Parcio ar y safle ar gyfer pobl sydd â bathodyn glas
• Rampiau allanol a mynediad ar y llawr gwaelod i’r adeilad
• Lifft mewnol i’r holl fannau cyhoeddus
• Rydym yn annog ac yn cefnogi ymweliadau â chymorth
• Mae modd addasu cyfrifiaduron a microffilmiau
• Mae chwyddwydrau ar gael.

Fel gwasanaeth cyhoeddus, mae Archifdy Ceredigion yn cydymffurfio â’r Ddeddf Cydraddoldeb (2010) http://www.ceredigion.gov.uk/preswyliwr/

5. Mynediad o Bell

Yn ogystal â mynediad ar y safle,mae Gwasanaeth Archifdy Ceredigion yn darparu mynediad i gatalogau a deunydd ar-lein mewn ffyrdd amrywiol.

5.1 Gwefan

Er mwyn datblygu a chynyddu mynediad o bell i gasgliadau Archifdy Ceredigion, cafodd gwefan bwrpasol ei dylunio a’i lansio yn 2005. Cafodd y wefan ei gwella a’i lansio o’r newydd yn 2009. http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/index.php

Mae’r wybodaeth ddiweddaraf am y gwasanaeth ar gael ar y wefan. Mae Archifdy Ceredigion yn ceisio diweddaru tudalennau’r wefan yn ôl yr angen, gan ychwanegu cynnwys a chatalogau newydd pan fyddant ar gael.

Mae’r wefan yn galluogi ymchwilwyr o bell i wneud y canlynol:

• Gweld a chwilio catalogau ar-lein
• Gweld rhestr sy’n cael ei diweddaru’n rheolaidd o dderbyniadau diweddar
• Gweld delweddau digidol o gasgliadau os ydynt ar gael
• Gweld canllawiau ymchwil ac adnoddau defnyddiol eraill (e.e. Geiriau Cymraeg Defnyddiol, tablo enwau stryd sydd wedi newid yn Aberystwyth)
• Chwilio cronfa ddata hen gofrestriadau ceir
• Cyflwyno cwestiwn ar-lein (gwelerYmholiadau o Bell isod)
• Darllen am waith Archifdy Ceredigion
• Dilyn y dolenni i flogiau a gwefannau rhwydweithio cymdeithasol eraill Archifdy Ceredigion

5.2 Ymholiadau o bell

Mae Archifdy Ceredigion yn cynnig cyngor a chymorth i ymchwilwyr na allant ymweld â’r swyddfa eu hunain.Mae modd cyflwyno ymholiadau i Archifdy Ceredigion drwy anfon e-bost, llenwi ffurflen ar-lein, trwy’r cyfryngau cymdeithasol, dros y ffôn neu drwy’r post. http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/contact.php

Mae Archifdy Ceredigion yn dilyn Siarter Cwsmeriaid Cyngor Ceredigion wrth ymateb i ymholiadau: http://www.ceredigion.gov.uk/SiteCollectionDocuments/customercharter2015.pdf

Bydd Archifdy Ceredigion yn gwneud y canlynol:

• Cydnabod ymholiad e-bost neu ar-lein cyn gynted ag y bo modd.
• Ateb galwad ffôn cyn gynted ag y bo modd a sicrhau bod eich ymholiad neu’ch cais yn cael ei drosglwyddo i’r person priodol yn syth.
• Ymateb i’ch ymholiad neu’ch cais cyn gynted ag y bo modd.

Cynigir cyngor ac un ymholiad ymchwil byr yn rhad ac am ddim.Gallwn gwblhau gwaith ymchwil ychwanegol am ffi o £20 yr awr. http://www.archifdy-ceredigion.org.uk/services-payment.php

5.3 Cyfryngau Cymdeithasol

Mae’r gwasanaeth yn gallu defnyddio’r Cyfryngau Cymdeithasol fel dull gwahanol o gysylltu â rhanddeiliaid presennol a darpar randdeiliaid.Mae Archifdy Ceredigion yn defnyddio’r platfformau cyfryngau cymdeithasol canlynol er mwyn ceisio cyrraedd cynulleidfa ehangach a hyrwyddo’r gwasanaeth:

• Tudalen Gwasanaeth Facebook: Mae’r dudalen http://www.facebook.com/archifdyceredigionarchives/ yn bresenoldeb amgen ar y we i gael gwybodaeth hwylus am oriau agor a manylion y lleoliad.Defnyddir y dudalen hon i rannu blogiau, cyfleoedd gwirfoddoli a straeon newyddion.Hefyd, fe’i defnyddir i ddilyn sefydliadau eraill ac ymgysylltu â grwpiau hanes lleol.

• Yn yr un modd â Facebook, rydym yn defnyddio Twitter (@Ceredigionarch) http://twitter.com/CeredigionArchi rannu blogiau a straeon newyddion, ac ar gyfer ymatebion uniongyrchol i ddogfennau a delweddau sy’n dod i’r amlwg yn ystod gwaith y gwasanaeth o ddydd i ddydd. Hefyd, fe’i defnyddir i ddilyn unigolion a sefydliadau eraill.

• Blog (Cymraeg http://archifdyceredigion.wordpress.coma Saesneg http://archifdyceredigionarchives.wordpress.com/): Defnyddir y blogiau i hyrwyddo’r gwasanaeth a’r casgliadau drwy ddefnyddio erthyglau hirach â lluniau yn ymwneud â phynciau gwahanol.Weithiau, gofynnir i unigolion gwadd ysgrifennu blogiau. Gall ymchwilwyr ddilyn y blog a derbyn e-bost awtomatig pan gyhoeddir blog newydd.

• Blog y Rhyfel Mawr http://ww1ceredigion.wordpress.com: Cipolwg wythnosol ar y newyddion a gyrhaeddodd Sir Aberteifi o faes y gad yn y Rhyfel Byd Cyntaf 100 mlynedd yn ôl, ac ar brofiadau lleol o’r rhyfel, mewn erthyglau papurau newydd ac eitemau eraill yng nghasgliadau Archifdy Ceredigion.

• Llythyrau Llantood http://llantoodletters.wordpress.com: Arddangos cyfres anhygoel o lythyrau o gyfnod Napoleon.

Mae Archifdy Ceredigion yn ceisio diweddaru tudalennau’r cyfryngau cymdeithasol yn ôl yr angen a chyhoeddi straeon newyddion a mathau eraill o gynnwys pan fydd angen gwneud hynny.

5.4 Allgymorth a digwyddiadau

Mae Archifdy Ceredigion yn ceisio hyrwyddo’r defnydd o’r gwasanaeth trwy:

• Hyrwyddo a galluogi’r defnydd o archifau
• Hysbysu pobl am bwysigrwydd treftadaeth wedi’i dogfennu
• Hysbysu ein rhanddeiliaid am ein casgliadau a’n gwasanaethau
• Cymryd rhan mewn mentrau cenedlaethol fel Ymgyrch Explore Your Archive
• Ymgysylltu â’r cyhoedd trwy arddangosfeydd, darlithoedd cyhoeddus a digwyddiadau eraill
• Bodloni disgwyliadau ein defnyddwyr
• Defnyddio gwasanaeth yr archifdy i gefnogi blaenoriaethau Cyngor Ceredigion

Mae rhagor o wybodaeth am weithgareddau a digwyddiadau allgymorth ar gael ar ein gwefan a’n safleoedd rhwydweithio cymdeithasol.

6. Adborth

Rydym yn ymateb i ganmoliaeth, sylwadau a chwynion yn unol â gweithdrefn gwyno Cyngor Sir Ceredigion.

Mae ymchwilwyr yn gallu ysgrifennu sylwadau ar eu hymweliad mewn llyfr sylwadau yn yr ystafell ymchwil.

Mae’r gwasanaeth yn cael ei asesu’n allanol bob blwyddyn, naill ai gan yr Arolwg Ymwelwyr ARA neu’r Arolwg Ymchwil o Bell.

7. Adolygu’r Polisi

Adolygir y polisi hwn o leiaf unwaith bob pum mlynedd. Ysgrifennwyd y polisi hwn ym mis Hydref 2017 a bydd yn cael ei adolygu ym mis Hydref 2022, neu cyn hynny os oes angen.

POLISI MYNEDIAD:ATODIAD 1



Archifdy Ceredigion: Ein Cymuned a’n Rhanddeiliaid

Ein Cymuned

Mae’r gymuned sy’n cael ei gwasanaethu gan Archifdy Ceredigion yn cynnwys poblogaeth Sir Ceredigion, ynghyd ag unrhyw un yng Nghymru, y DU neu weddill y byd sydd â diddordeb yn hanesCeredigion. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yw’n gyfyngedig i-

• Ddefnyddwyr presennol
• Darpar ddefnyddwyr
• Myfyrwyr
• Grwpiau cymunedol, clybiau a chymdeithasau
• Swyddogion Cyngor Sir Ceredigion
• Cynghorwyr Sir Ceredigion
• Grwpiau ysgol
• Benthycwyr a rhoddwyr

Ein Rhanddeiliaid

Mae ein rhanddeiliaid yn cynnwys:

• Trigolion a threthdalwyr Ceredigion
• Benthycwyr a rhoddwyr
• Cynghorwyr sir, tref a chymuned
• Y gymuned academaidd
• Swyddogion Cyngor Ceredigion
• Y sector archifau yn ehangach
• Gwirfoddolwyr
• Cyflenwyr

Archifdy Ceredigion Archives
Cyngor Sir Ceredigion County Council
Archifdy Ceredigion - 40 mlynedd o ddiogelu'r gorffennol er lles y dyfodol - ac yn dal ati
Admin