Tudalen Hafan / Home Page




POLISI GWIRFODDOLWYR ARCHIFDY CEREDIGION



1. Cyflwyniad

1.1 Mae Diffiniad a Rôl Archifau wedi’u nodi fel hyn yn Archives for the 21st Century (yr Archifau Gwladol, 2009): 'Archives are the record of the everyday activities of governments, organisations, businesses and individuals. They are central to the record of our national and local stories and are vital in creating cultural heritage and supporting public policy objectives. Their preservation ensures that future generations will be able to learn from the experiences of the past to make decisions about the present and future'.

1.2 Mae archifau yn darparu ffynonellau tystiolaeth hanfodol a gwerthfawr yn ymwneud â bywyd ddoe a heddiw. Mae tystiolaeth o’r fath yn unigryw oherwydd ei gallu i feithrin ac ysbrydoli ymdeimlad o le, amser a pherthyn. Mae archifau yn helpu i ddod â’r gorffennol yn fyw, yn ein helpu i ddeall sefyllfa’r byd heddiw ac yn cynorthwyo rôl dinasyddion heddiw. Maent yn darparu tystiolaeth awdurdodol o ddigwyddiadau’r gorffennol at ddibenion addysgol, academaidd, cymdeithasol, cyfreithiol, busnes, meddygol a dibenion eraill. Mae modd defnyddio archifau i ddatrys problemau ac amddiffyn hawliau, a meithrin balchder mewn hunaniaethau unigol a chymunedol.

1.3 Mae archifau yn cael eu creu fel dogfennaeth i ategu prosesau dynol o bob math. Gyda threigl amser, y cofnodion hyn yw’r unig beth sy’n goroesi sefydliadau ac unigolion yn aml, ac maent yn darparu tystiolaeth unigryw, waeth pa mor ddiffygiol, o ddigwyddiadau’r gorffennol a chenedlaethau blaenorol. Mae archifau a dogfennau ym mhob cyfrwng (gan gynnwys papur, memrwn, mapiau, cynlluniau, ffotograffau, ffilmiau ac electronig) yn darparu tystiolaeth unigryw o ddatblygiad hanesyddol lleoedd a bywydau bob dydd pobl.

1.4 Mae Archifdy Ceredigion (a’r corff blaenorol - Archifdy Dyfed, Swyddfa Gofnodion Ardal Sir Aberteifi) wedi gwarchod y cofnod archifol ers ei sefydlu ym 1974, gan ddiogelu asedau gwybodaeth hanfodol at ddefnydd heddiw ac yfory trwy reoli’r archifau yn unol â safonau proffesiynol. Rydym yn casglu, yn diogelu, yn cadw, yn rheoli, yn rhannu ac yn hyrwyddo etifeddiaeth archifol Ceredigion a Sir Aberteifi ar gyfer cenedlaethau heddiw ac yfory. Hefyd, rydym yn helpu i sicrhau bod sir fodern Ceredigion yn cyflawni ei blaenoriaethau, yn enwedig ym meysydd datblygu cynaliadwy, economi gref, gwella addysg a sgiliau a hyrwyddo byw’n iach ac yn annibynnol. Rydym yn gweithredu, trwy gyfrwng ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion, fel cof corfforaethol yr awdurdod a’r cyrff a’i rhagflaenodd.

1.5 Mae’r fframwaith statudol ar gyfer gwasanaeth yr archifau yn seiliedig ar y canlynol:

• Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962
• Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
• Mesur Cofrestri a Chofnodion Plwyfol 1978
• Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967

1.6 Mae mynediad i gasgliadau yn cydymffurfio â’r canlynol:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Diogelu Data 1998
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2005

2. Datganiad Cenhadaeth

Drwy ein Gwasanaeth Archifau, diogelu deunydd tystiolaethol (boed yn hanesyddol neu’n gyfoes) sydd a wnelo â sir Ceredigion, ei reoli a’i wneud ar gael i bobl a chynorthwyo’r awdurdod lleol drwy ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion. Gwneud y wybodaeth sydd yn ein gofal ar gael i bawb sydd ei angen, yn unol â fframwaith cydymffurfiaeth cyfreithiol ac yn seiliedig ar ddealltwriaeth dda o anghenion ein defnyddwyr. Darparu hyfforddiant ar Ddiogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data i’r awdurdod a meddu ar gyfrifoldebau swyddogaeth gynghori o ran ymatebion yr awdurdod i bob Cais Gwrthrych am Wybodaeth.

3. Diben y Polisi hwn

3.1 Darparu arweiniad a chyfarwyddyd cyffredinol i staff a gwirfoddolwyr.

3.2 Sefydlu fframwaith ar gyfer recriwtio a chefnogi gwirfoddolwyr.

3.3 Cydnabod a chadarnhau rolau, hawliau a chyfrifoldebau gwirfoddolwyr a’r Archifdy.

3.4 Sicrhau ein bod yn trin ein gwirfoddolwyr mewn ffordd gyson.

3.5 Cadarnhau ymrwymiad yr Archifdy i gynnwys gwirfoddolwyr yn ei gwaith.

4. Diffiniad

4.1 Yn Archifdy Ceredigion, mae gwirfoddolwr yn unrhyw un sy’n gwneud gwaith gwirfoddol di-dâl yn unol â chyfarwyddyd yr Archifdy ac ar ran yr Archifdy.

4.2 Mae’r Archifdy yn derbyn ac yn annog cyfranogiad gwirfoddolwyr ym mhob un o’i gweithgareddau priodol. Mae gwirfoddolwyr yn gwneud cyfraniad pwysig at yr Archifdy trwy ategu a chynorthwyo gwaith staff cyflogedig. Rydym yn awyddus i gryfhau ein hymrwymiad i wirfoddolwyr newydd a phresennol a sicrhau bod eu profiad o weithio mewn gwasanaeth cyhoeddus yn bleserus, yn ddefnyddiol ac yn fanteisiol i’r ddwy ochr.

5. Egwyddorion ymarfer da

5.1 Bydd y polisi a’r weithdrefn yn ymwneud â gwirfoddolwyr yn cael eu monitro a’u hadolygu yn rheolaidd.

5.2 Nodir tasgau â blaenoriaeth ar gyfer gwirfoddolwyr yn rheolaidd.

5.3 Bydd cyfleoedd gwirfoddoli yn ategu ac nid yn disodli gwaith staff cyflogedig.

5.4 Ni ddefnyddir gwirfoddolwyr yn ystod adegau o weithredu diwydiannol i wneud gwaith staff cyflogedig.

5.5 Bydd gwirfoddolwyr yn cael y cyfle i gadw eu Cofnod Gwaith eu hunain. Os oes angen, bydd copi ohono’n cael ei lofnodi gan Archifydd y Sir neu’r Uwch Archifydd.

6. Recriwtio a Dethol

6.1 Bydd Archifdy Ceredigion yn recriwtio gwirfoddolwyr o’r gymuned leol ac yn ceisio cyrraedd grwpiau ehangach nag ymwelwyr â’r Archifdy.

6.2 Bydd egwyddorion Cyfle Cyfartal yn cael eu dilyn wrth recriwtio gwirfoddolwyr.

6.3 Bydd pob lleoliad yn cynnwys cyfnod prawf.

6.4 Ni fydd unrhyw berson y mae ei fuddiannau personol, athronyddol neu ariannol yn gwrthdaro â’r Archifdy neu’r Cyngor Sir yn cael ei dderbyn fel gwirfoddolwr.

6.5 Ni fydd unrhyw wirfoddolwyr yn cael eu derbyn heb dystlythyrau boddhaol.

6.6 Mae’n rhaid i bob gwirfoddolwr lofnodi ffurflen gydsynio â’r Ddeddf Diogelu Data a ffurflen Trosglwyddo Hawliau Eiddo Deallusol cyn dechrau ei leoliad.

7. Hyfforddi a Datblygu

7.1 Cyn derbyn cynnig lleoliad, bydd gwirfoddolwyr yn cael trosolwg o waith yr Archifdy a gwybodaeth am y rôl y disgwylir iddynt ei chyflawni. Hefyd, byddant yn cael gwybod am unrhyw beryglon sy’n gysylltiedig â’r gwaith (fel cysylltiad â llwch a llwydni, codi, cerdded i fyny’r grisiau ac ati)

7.2 Bydd y safle gwaith a’r cyfarpar a roddir i wirfoddolwyr yn debyg i’r hyn a roddir i staff cyflogedig.

7.3 Bydd gwirfoddolwyr yn derbyn cyfarwyddyd a/neu hyfforddiant penodol yn y gweithle er mwyn cyflawni’r gorchwylion a roddir iddynt.

7.4 Hysbysir gwirfoddolwyr am faterion cyfreithiol sy’n berthnasol i swyddfa gofnodion: hawlfraint, y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, y Ddeddf Diogelu Data.

7.5 Byddwn yn neilltuo amrywiaeth eang o orchwylion i wirfoddolwyr sy’n adlewyrchu cwmpas gwaith yr Archifdy, gan sicrhau bod eu profiad mor eang a buddiol â phosibl.

7.6 Bydd gwirfoddolwyr yn cael eu goruchwylio a’u cynorthwyo yn briodol.

8. Hawliau gwirfoddolwyr

Dyma hawliau gwirfoddolwyr:

• gwybod eu hawliau a’u cyfrifoldebau
• peidio â dioddef unrhyw fath o wahaniaethu
• derbyn yr hyfforddiant cynefino a’r hyfforddiant priodol
• gweithio dan amodau diogel a bod ag yswiriant priodol
• derbyn cefnogaeth yn y gweithle a chael eu gwerthfawrogi
• cael eu cynnwys yn y broses o wneud penderfyniadau sy’n effeithio arnynt yn uniongyrchol
• cael eu datblygu’n bersonol trwy eu cyfranogiad fel gwirfoddolwyr
• gwrthod unrhyw dasgau neu waith
• gofyn am dystlythyr
• tynnu’n ôl o wneud gwaith gwirfoddol
• sicrhau bod copi o’u Cofnod Gwaith Gwirfoddol yn cael ei lofnodi pan fyddant yn gadael, neu unrhyw bryd pan fyddant yn gofyn am hynny.

9. Cyfrifoldebau gwirfoddolwyr

Mae’n rhaid i wirfoddolwyr wneud y canlynol:

• cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau Cyngor Sir Ceredigion ac Archifdy Ceredigion
• cyflawni eu gorchwylion mewn ffordd sy’n cyfateb i amcanion a gwerthoedd Archifdy Ceredigion
• parchu cyfrinachedd (gweler y cymal isod)
• bod yn ymwybodol o weithdrefnau trafod dogfennau a chydymffurfio â nhw
• bod yn sensitif i’r materion cyfreithiol posibl y cyfeirir atynt yn y cyfnod ymsefydlu
• bod yn ddibynadwy
• gwisgo’n addas ac ymddwyn yn briodol

10. Cyfrinachedd

Yn ystod y cyfnod profiad gwaith, ac ar ôl iddo ddod i ben (heb derfyn amser), ni fydd Gwirfoddolwyr yn defnyddio, yn datgelu nac yn ceisio datgelu gwybodaeth gyfrinachol (gan gynnwys yr holl wybodaeth sy’n ymwneud â busnes, trefniadaeth, cyllid a thechnoleg y Cyngor), oni bai eu bod yn cael eu hawdurdodi i wneud hynny at ddibenion y profiad gwaith, neu fod y wybodaeth eisoes yn eiddo cyhoeddus.

11. Cyfrifoldeb

11.1 Archifydd y Sir sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am weithredu, monitro ac adolygu’r polisi, a staff a gwirfoddolwyr yr Archifdy sy’n gyfrifol am wneud hynny o ddydd i ddydd.

11.2 Mae’r polisi hwn yn berthnasol i unrhyw waith sy’n cael ei gyflawni gan wirfoddolwyr i’r Archifdy. Bydd polisïau a gweithdrefnau nad ydynt wedi’u cynnwys yn y ddogfen hon yn cael eu pennu gan Archifydd y Sir.

12. Adolygu’r Polisi

Adolygwyd y polisi hwn ym mis Mehefin 2017, a bydd yn cael ei adolygu eto ym mis Mehefin 2022 neu yn ôl y gofyn.


Archifdy Ceredigion Archives
Cyngor Sir Ceredigion County Council
Archifdy Ceredigion - 40 mlynedd o ddiogelu'r gorffennol er lles y dyfodol - ac yn dal ati
Admin