Tudalen Hafan / Home Page




ARCHIFDY CEREDIGION - DOGFEN POLISI CASGLIADAU



Yr Archifdy ar gyfer Cyngor Sir Ceredigion



Statws/Ymrwymiadau Statudol

Amcan Archifdy Ceredigion yw dethol, caffael a chadw daliadau sy'n berthnasol i'r ardal awdurdod lleol a adwaenir bellach fel Ceredigion.

Mae'r awdurdod yn cynnal daliadau dan y ddarpariaeth a nodir yn y Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 Adran 224, ac adran 60 o'r Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994, ac y mae'n gweithredu'n unol â'r rhannau hynny o'r Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958, y Ddeddf Eiddo 1922 (a ddiwygiwyd gan y Ddeddf Eiddo (Diwygiad) 1924), Rheolau Dogfennau Maenoraidd 1959, a ddiwygiwyd 1963 a 1967, a Deddf y Degwm 1936 (Copïau o Offerynnau Dosraniadau) Rheolau 1960, diwygiwyd 1963, sy'n berthnasol i archifdai awdurdodau lleol.

Cydnabyddiaeth swyddogol allanol o'r storfa

Cydnabyddir Archifdy Ceredigion dan Ddeddf Cofnodion Cyhoeddus 1958 fel storfa i gasglu'r categorïau penodol o gofnodion cyhoeddus a restrir isod:

Cofnodion cyfreithiol a llysoedd:
• Cofnodion Llys y Crwner
• Cofnodion sesiynau'r Cwrt Bach

Cofnodion Iechyd:
• Cofnodion GIG yr Adran Iechyd

Cofnodion Milwrol a Rhyfeloedd:
• Cofnodion Cymdeithasau'r Lluoedd Tiriogaethol a'r Lluoedd Cynorthwyol

Cofnodion Amgylcheddol:
• Yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch: cynlluniau pyllau sydd bellach wedi cau (ac eithrio pyllau glo)

Cofnodion Masnach a Diwydiant:
• Tollau Tramor a Chartref Ei Mawrhydi: Cofrestr Llongau

Caiff yr archifdy ei gydnabod gan y Comisiwn Llawysgrifau Hanesyddol fel storfa addas dan y Safonau ar gyfer Storfeydd Cofnodion.

Mae Archifdy Ceredigion wedi'i ddynodi gan esgob Esgobaeth Tyddewi fel storfa ar gyfer cofnodion eglwysig.

Safonau

Mae Archifdy Ceredigion wedi mabwysiadu dogfen Gwasanaeth Llysoedd Ei Mawrhydi, Safonau ar gyfer Storfeydd Cofnodion, fel sail i'w bolisi ar gasgliadau.


GWYBODAETH AM GWMPAS Y POLISI



Datganiad Cenhadaeth

Amcan Archifdy Ceredigion yw canfod, caffael, diogelu, rheoli a chadw dogfennau ac effemera sy'n berthnasol i hanes a sefyllfa bresennol y sir. Bydd bob amser yn gwneud ymdrech i sicrhau bod yr eitemau hyn ar gael i'r cyhoedd i bwrpas ymchwil.

Amcanion y gwasanaeth archif sirol yw:

• Cadw dogfennau ac effemera i'w defnyddio gan y genhedlaeth bresennol a chan genedlaethau'r dyfodol.
• Annog a datblygu'r defnydd o'i gofnodion fel ffynhonnell mwynhad ac ysbrydoliaeth, eu potensial ar gyfer addysgu, ffyniant economaidd, a chydraddoldeb cymdeithasol.
• Bydd y gwasanaeth archifau'n gwneud ymdrech arbennig i ganfod a chaffael deunyddiau sydd o ddiddordeb hanesyddol, ond sydd mewn perygl o gael eu hesgeuluso neu eu dinistrio.

Mae Archifdy Ceredigion yn cynnwys o fewn ei ddiffiniad o gofnodion unrhyw ddeunyddiau mewn llawysgrif, deunydd printiedig neu ddeunydd mewn unrhyw gyfrwng arall, o natur brin neu effemeral, sy'n ymwneud â hanes a chyfnod presennol y sir, neu sy'n effeithio arni mewn rhyw ffordd, fel y diffinnir isod.

Ardal ddaearyddol

• Mae Archif Ceredigion yn casglu ac yn diogelu dogfennau'n ymwneud â hanes y sir a adwaenir – er 1 Ebrill 1996 – fel Ceredigion, ac a adwaenid yn flaenorol fel ardal Sir Aberteifi o Ddyfed. Fel arfer, bydd yr archifdy'n caffael deunyddiau o'r sir weinyddol yn unig, neu ddeunyddiau sy'n berthnasol iddi.
• Yn ddarostyngol i'r egwyddor hollbwysig y dylid cadw integriti grwpiau archifol cyn belled ag y bo hynny'n bosibl ac yn ymarferol, ni fydd yr archifdy fel arfer yn caffael cofnodion sy'n berthnasol i fannau y tu allan i Geredigion.
• Ni fydd yr archifdy'n weithredol yn annog adneuo cofnodion sy'n bennaf yn berthnasol i ardaloedd sydd y tu allan i ffiniau cyfredol y sir, neu sy'n codi o fewn yr ardaloedd hynny, oni bai fod yr amgylchiadau'n rhai neilltuol, a bod ymdrech wedi'i gwneud i gael cytundeb unrhyw awdurdod archifol arall a allai fod â diddordeb.

Maes diddordeb

Ni fydd Archifdy Ceredigion yn ceisio cynrychioli unrhyw safbwyntiau arbennig – hanesyddol, enwadol nac arall – wrth gaffael cofnodion, ond yn hytrach bydd yn ceisio adlewyrchu mor wrthrychol ag y bo modd bob agwedd ar orffennol a phresennol Ceredigion.

Cyfnod cronolegol

Derbynnir unrhyw gofnodion, waeth beth fo'u dyddiad.

Ffurf neu gyfrwng y cofnodion a ddelir

Mae Archifdy Ceredigion yn archifdy awdurdod lleol. Er i'r storfa gael ei chreu'n bennaf i ofalu am gofnodion y rhiant-awdurdod, y mae'n casglu'n ehangach o lawer na hynny a chroesewir derbyniadau gan fusnesau, capeli ac elusennau, teuluoedd ac unigolion.

Derbynnir pob cyfrwng, ond deil yr archifdy yr hawl i drosglwyddo neu awgrymu trosglwyddo cyfryngau magnetig (recordiadau ar sbŵl, casét a thâpiau fideo) a ffilm i storfa fwy addas. Mae'n bosibl y bydd angen diweddaru cyfryngau electronig er mwyn diogelu'r wybodaeth.

• Bydd y gwasanaeth archifau'n cydweithio'n agos â'r Adran Rheoli Cofnodion i sicrhau bod cofnodion swyddogol yn cael eu trosglwyddo'n systematig i'w ofal.
• Mae'r archifdy'n ceisio caffael copïau microffurf a chopïau ffacsimili o ddogfennau sydd mewn storfeydd eraill, neu mewn dwylo preifat, ac sydd â chysylltiad agos â deunyddiau eraill sydd eisoes ym meddiant yr archifdy.
• Fel arfer, caiff ffilmiau eu cyfeirio at Archif Ffilm Cymru, ym Mharc Gwyddoniaeth Llanbadarn, Cefn Llan, Aberystwyth.
• Ni fydd yr archifdy fel arfer yn derbyn arteffactau tri-dimensiwn oni bai bod perthynas arbennig rhyngddynt hwy ac archifau cysylltiedig sydd eisoes ym meddiant yr archifdy.
• Fel arfer, caiff arteffactau eu cyfeirio at yr amgueddfa briodol ar sail cyngor gan Michael Freeman, Curadur yr Amgueddfa Sirol.

Cydweithredu/gosod terfynau gyda storfeydd eraill y mae eu polisïau casglu'n gorgyffwrdd

• Nid yw Archifdy Ceredigion yn dymuno cystadlu yn erbyn storfeydd eraill am ddeunyddiau.
• Bydd yr archifdy'n gwneud pob ymdrech i osgoi cystadleuaeth, gwrthdaro a dyblygu ymdrech.
• Wrth gynghori adneuwyr posibl, bydd y staff yn tynnu sylw at fodolaeth storfeydd eraill ac iddynt ddiddordebau tebyg neu orgyffyrddol, er mwyn sicrhau bod deunyddiau'n cael eu cynnig i'r sefydliad mwyaf priodol.
• Mewn achos o anghydfod rhwng Archifdy Ceredigion a storfa arall parthed pwy yw ceidwaid mwyaf addas y cofnodion hynny, gwahoddir cyngor gan ganolwr diduedd, megis y Comisiwn Brenhinol ar Lawysgrifau Hanesyddol.


GWYBODAETH AM Y BROSES O GASGLU



Dulliau caffael

Mae Archifdy Ceredigion yn ceisio caffael cofnodion trwy roddion, benthyciadau a phryniant.

• Mae rhoddion yn fwy derbyniol nag adneuon ar fenthyg.
• Dim ond dogfennau sydd o bwysigrwydd neilltuol i'r sir gaiff eu prynu.

Amodau'n gysylltiedig â derbyniadau

• Ni dderbynnir unrhyw ddeunyddiau heb ddogfennau perchnogaeth diamwys a dilys.
• Derbynnir yn unig y dogfennau hynny sydd, ym marn yr archifydd â gofal, o ansawdd digon da i'w cadw'n barhaol.
• Gall cymhorthion chwilio fod yn angenrheidiol yn achos adneuon lle bo maint y dogfennau'n debygol o'u gwneud yn anhygyrch hyd nes y cânt eu prosesu.
• Fel arfer wrth dderbyn unrhyw ddogfennau, gosodir amod y caiff y cyhoedd fynediad iddynt naill ai ar unwaith neu ar ddiwedd rhyw gyfnod penodol.
• Ni fydd yr archifdy fel arfer yn derbyn archifau a chofnodion sydd o natur eithriadol o arbenigol, lle bo angen sgiliau neu offer y tu hwnt i adnoddau'r archifdy i'w diogelu, eu defnyddio neu eu dehongli.
• Bydd derbyniadau a brynwyd gyda chymorth grant yn cael eu dal yn unol â thelerau ac amodau'r cyrff a gyfrannodd at y cymorth hwnnw.

Polisi dethol a diddymu

• Mae Archifdy Ceredigion yn derbyn yr egwyddor bod rhagdybiaeth gref yn erbyn gwaredu trwy werthiant unrhyw ddogfennau sydd yn eu meddiant.
• Bydd gan yr archifdy awdurdod i drosglwyddo cofnodion i storfa fwy addas os ystyrir y byddai'r dogfennau ar eu hennill o gael eu hadleoli.
• Bydd yr archifdy, yn unol â dymuniadau a gofynion yr adneuwyr, yn cloriannu a dewis i'w dinistrio y dogfennau hynny na chânt eu hystyried fel rhai sy'n werth eu cadw'n barhaol, a gwneir y bwriad hwn yn glir ar adeg y trosglwyddo.
• Unwaith y caiff cofnodion eu dethol a'u cofnodi, mae yna ragdybiaeth y cânt eu cadw'n barhaol.


GWYBODAETH YNGHYLCH MYNEDIAD



Argaeledd Cyhoeddus

•Caiff hysbysiad o bob eitem newydd a dderbynnir, ac o unrhyw gyfyngiadau o ran mynediad ato neu ddefnydd ohono, ei wneud yn gyhoeddus cyn gynted ag y bo modd.
• Bydd y gwasanaeth archifau'n darparu copïau yn systematig o'i gymhorthion chwilio i'r Gofrestr Archifau Genedlaethol.


DYDDIADAU



Dyddiad cyhoeddi'r datganiad cenhadaeth hwn

20 Hydref 2002

Dyddiad yr adolygiad ffurfiol nesaf

Hydref 2005

Archifdy Ceredigion - 40 mlynedd o ddiogelu'r gorffennol er lles y dyfodol - ac yn dal ati
Admin