Tudalen Hafan / Home Page




POLISI GWYBODAETH AM GASGLIADAU ARCHIFDY CEREDIGION



1. Cyflwyniad

1.1 Mae Diffiniad a Rôl Archifau wedi’u nodi fel hyn yn Archives for the 21st Century (yr Archifau Gwladol, 2009): 'Archives are the record of the everyday activities of governments, organisations, businesses and individuals. They are central to the record of our national and local stories and are vital in creating cultural heritage and supporting public policy objectives. Their preservation ensures that future generations will be able to learn from the experiences of the past to make decisions about the present and future'.

1.2 Mae archifau yn darparu ffynonellau tystiolaeth hanfodol a gwerthfawr yn ymwneud â bywyd ddoe a heddiw. Mae tystiolaeth o’r fath yn unigryw oherwydd ei gallu i feithrin ac ysbrydoli ymdeimlad o le, amser a pherthyn. Mae archifau yn helpu i ddod â’r gorffennol yn fyw, yn ein helpu i ddeall sefyllfa’r byd heddiw ac yn cynorthwyo rôl dinasyddion heddiw. Maent yn darparu tystiolaeth awdurdodol o ddigwyddiadau’r gorffennol at ddibenion addysgol, academaidd, cymdeithasol, cyfreithiol, busnes, meddygol a dibenion eraill. Mae modd defnyddio archifau i ddatrys problemau ac amddiffyn hawliau, a meithrin balchder mewn hunaniaethau unigol a chymunedol.

1.3 Mae archifau yn cael eu creu fel dogfennaeth i ategu prosesau dynol o bob math. Gyda threigl amser, y cofnodion hyn yw’r unig beth sy’n goroesi sefydliadau ac unigolion yn aml, ac maent yn darparu tystiolaeth unigryw, waeth pa mor ddiffygiol, o ddigwyddiadau’r gorffennol a chenedlaethau blaenorol. Mae archifau a dogfennau ym mhob cyfrwng (gan gynnwys papur, memrwn, mapiau, cynlluniau, ffotograffau, ffilmiau ac electronig) yn darparu tystiolaeth unigryw o ddatblygiad hanesyddol lleoedd a bywydau bob dydd pobl.

1.4 Mae Archifdy Ceredigion (a’r corff blaenorol - Archifdy Dyfed, Swyddfa Gofnodion Ardal Sir Aberteifi) wedi gwarchod y cofnod archifol ers ei sefydlu ym 1974, gan ddiogelu asedau gwybodaeth hanfodol at ddefnydd heddiw ac yfory trwy reoli’r archifau yn unol â safonau proffesiynol. Rydym yn casglu, yn diogelu, yn cadw, yn rheoli, yn rhannu ac yn hyrwyddo etifeddiaeth archifol Ceredigion a Sir Aberteifi ar gyfer cenedlaethau heddiw ac yfory. Hefyd, rydym yn helpu i sicrhau bod sir fodern Ceredigion yn cyflawni ei blaenoriaethau, yn enwedig ym meysydd datblygu cynaliadwy, economi gref, gwella addysg a sgiliau a hyrwyddo byw’n iach ac yn annibynnol. Rydym yn gweithredu, trwy gyfrwng ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion, fel cof corfforaethol yr awdurdod a’r cyrff a’i rhagflaenodd.

1.5 Mae’r fframwaith statudol ar gyfer gwasanaeth yr archifau yn seiliedig ar y canlynol:

• Deddf Llywodraeth Leol 1972 a Deddf Llywodraeth Leol (Cofnodion) 1962
• Adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Leol (Cymru) 1994
• Mesur Cofrestri a Chofnodion Plwyfol 1978
• Deddfau Cofnodion Cyhoeddus 1958 a 1967

1.6 Mae mynediad i gasgliadau yn cydymffurfio â’r canlynol:

• Deddf Rhyddid Gwybodaeth 2000
• Deddf Diogelu Data 1998
• Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2005

2. Datganiad Cenhadaeth

Drwy ein Gwasanaeth Archifau, diogelu deunydd tystiolaethol (boed yn hanesyddol neu’n gyfoes) sydd a wnelo â sir Ceredigion, ei reoli a’i wneud ar gael i bobl a chynorthwyo’r awdurdod lleol drwy ein Gwasanaeth Rheoli Gwybodaeth a Chofnodion. Gwneud y wybodaeth sydd yn ein gofal ar gael i bawb sydd ei angen, yn unol â fframwaith cydymffurfiaeth cyfreithiol ac yn seiliedig ar ddealltwriaeth dda o anghenion ein defnyddwyr. Darparu hyfforddiant ar Ddiogelwch Gwybodaeth a Diogelu Data i’r awdurdod a meddu ar gyfrifoldebau swyddogaeth gynghori o ran ymatebion yr awdurdod i bob Cais Gwrthrych am Wybodaeth.

3. Diben y Polisi hwn

3.1 Mae’r ddogfen hon yn cyflwyno Polisi Gwybodaeth am Gasgliadau Archifdy Ceredigion ('AC') ac mae’n egluro sut rydym yn ceisio cadw a darparu dogfennau cywir yn ymwneud â’n casgliadau er mwyn eu rheoli’n well a’u gwneud yn fwy hygyrch. Mae’n cefnogi ein Datganiad Cenhadaeth uchod a dylid ei ddefnyddio gyda Blaengynllun AC, y Polisi Datblygu Casgliadau, Cytundebau Adneuwyr a dogfennau polisi perthnasol eraill.

3.2 Mae’n rhaid casglu, cofnodi, trefnu a darparu gwybodaeth ddigonol a phriodol am y casgliadau archifol fel sy’n briodol.

3.3 Mae AC yn ceisio sicrhau bod casgliadau mor hygyrch â phosibl trwy gynnig gwybodaeth am gasgliadau i’n cynulleidfaoedd mewn dulliau amrywiol, gan gynnwys catalogau ar-lein yn bennaf.

3.4 Mae’r Polisi hwn yn diffinio’r wybodaeth y bydd AC yn ei chasglu a’i darparu am ei chasgliadau archifol.

4. Gwybodaeth am Gasgliadau

4.1 Mae AC yn derbyn gwybodaeth ar adegau gwahanol o brosesu casgliad, o’r adeg pan gaiff casgliad ei adneuo neu ei rhoi, i’r broses o dderbyn, catalogio a datblygu casgliad, ac wrth i ddeddfwriaeth yn ymwneud â gwybodaeth sy’n effeithio ar archifau gael ei chyflwyno a’i haddasu.

Mae’r Polisi hwn yn ymwneud â gwybodaeth sy’n cael ei chasglu:

• Adeg adneuo/rhoi deunydd
• Yn ystod y broses o dderbyn deunydd
• Yn ystod y gwaith catalogio (gan gynnwys croniadau)
• Trwy reoli lleoliadau a symudiadau
• Yn ymwneud â galw, defnydd a gwaredu
• Yn ymwneud â chyflwr ffisegol, diogelu a gweithgareddau cadwraeth.

4.2 Mae’r wybodaeth hon yn cael ei chofnodi a’i chadw mewn lleoedd a fformatau gwahanol.Mae’r rhain yn cynnwys ond nid yn gyfyngedig i:

• Ffurflenni Adneuwr / Rhoddwr
• Cronfa Ddata Derbyniadau Electronig
Catalogau ar-lein Archifdy Ceredigion
• Cronfa Ddata Electronig o Leoliadau
• Ffurflenni Papur i wneud Cais am Ddogfennau
• Ffeiliau Gohebiaeth Adneuwyr (cyfuniad o bapur ac electronig) sy’n gallu cael eu defnyddio i ategu’r wybodaeth mewn cofnodion derbyniadau a chatalog.

4.3 Bydd AC yn cymryd camau i gofnodi’r wybodaeth sydd ei hangen er mwyn sicrhau bod deunyddiau digidol yn cael eu diogelu a bod modd eu hadalw a’u defnyddio.

5. Adeg Adneuo / Rhoi a Derbyn

5.1 Mae’n bwysig cofnodi tarddiad deunydd sydd wedi’i adneuo a’i roi i’r Archifdy er mwyn sicrhau cywirdeb y dogfennau a’r casgliad rydym yn gofalu amdanynt.Er mwyn sicrhau bod hyn yn digwydd, bydd AC yn derbyn a chofnodi pob rhodd, benthyciad, pryniant a chymynrodd o gofnodion. Mae hyn yn cynnwys cofnodi gwybodaeth sydd ei hangen i ddilysu perchenogaeth a statws cyfreithiol deunydd.

5.2 Gofynnir i roddwyr ac adneuwyr gwblhau ffurflen adneuo / rhoi, a derbyn Amodau Adneuo Archifdy Ceredigion. Mae copi o’r ffurflen adneuo / rhoi sy’n cael ei llofnodi gan y rhoddwr / adneuwr a gan staff yr Archifdy yn cael ei chreu a’i chadw gan AC. Mae copi arall yn cael ei greu fel derbynneb, sy’n profi bod y rhoddwr / adneuwr wedi rhoi/adneuo’r deunydd. Mae’r derbynneb hon a’r Amodau Adneuo yn rhwymo mewn cyfraith.

5.3 Mae AC yn ceisio cadw mewn cysylltiad parhaus â rhoddwyr er mwyn sicrhau bod gwybodaeth am berchenogaeth a tharddiad casgliadau yn gyfoes.

5.4 Mae’r Archifdy wedi cadw cofrestr o dderbyniadau â llaw ers sefydlu’r corff a’i rhagflaenodd, Archifdy Dyfed, Swyddfa Ardal Sir Aberteifi ym 1974 hyd at 2005.Sefydlwyd cronfa ddata Mynediad yn 2005, sy’n cael ei defnyddio o hyd. Mae’r gronfa ddata yn cofnodi pob derbyniad ers 1974.

5.5 Neilltuir rhif derbyn dilyniannol unigryw i bob adnau a rhodd. Cysylltir y rhifau hyn â chyfeirnodau catalog wedyn fel bod modd eu holrhain.

5.6 Mae gwybodaeth sy’n cael ei chipio a’i chofnodi yn y ffurflen dderbyniadau yn cynnwys:

• Dyddiad yr adnau neu’r rhodd
• Enw a manylion cyswllt yr adneuwr/adneuwyr neu’r rhoddwr/rhoddwyr
• Rhif derbyn, teitl a disgrifiad cryno o’r adnau
• Maint yr adnau
• Amcangyfrif o ddyddiadau creu’r adnau
• Categori derbyn (Rhodd, Adnau, Pryniant, Trosglwyddiad ac ati)
• Cyfyngiadau mynediad
• Hanes gweinyddol a chadwraethol os yw’n hysbys.

5.7 Mae AC yn cymryd rhan yn Arolwg Derbyniadau i Ystorfeydd blynyddol yr Archifau Gwladoler mwyn sicrhau bod y wybodaeth ddiweddaraf yn gallu ymddangos ar gyfleuster Darganfod yr Archifau Gwladol. Hefyd, mae crynodebau o dderbyniadau newydd yn ymddangos ar wefan Archifdy Ceredigion.

5.8 Yn unol â chyfyngiadau Diogelu Data a chyfrinachedd y cytundeb rhwng AC a’r adneuwr/adneuwyr a’r rhoddwr/rhoddwyr, fel arfer ni fydd manylion llawn y gofrestr Derbyniadau ar gael i’r cyhoedd, oni bai bod yr adneuwr/adneuwyr neu’r rhoddwr/rhoddwyr yn cytuno ymlaen llaw.

5.9 Mae ACyn cofnodi gwybodaeth am gyflwr ffisegol casgliad adeg ei dderbyn. Defnyddir y wybodaeth hon i lywio rhaglenni gwaith y dyfodol sy’n catalogio ac yn cadw deunydd ac yn darparu mynediad iddo. Mae’n bosibl na fydd modd cael mynediad i ddeunydd bregus, neu y bydd mynediad iddo’n gyfyngedig, nes bod gwaith priodol yn cael ei wneud i sefydlogi eitemau a sicrhau bod modd eu trafod yn ddiogel.

6. Gwaith Catalogio (gan gynnwys Crynodiadau)

6.1 Nid yw AC yn defnyddio meddalwedd catalogio.Mae AC yn dilyn canllawiau catalogio sydd wedi’u datblygu gan y sefydliad ac sy’n seiliedig ar y rheolau disgrifio aml lefel sylfaenol a amlinellir yn ISAD(G)

• Disgrifiad cyffredinol a phenodol
• Gwybodaeth sy’n berthnasol i lefel y disgrifiad
• Cysylltu disgrifiadau
• Osgoi ailadrodd gwybodaeth

6.2 Saith elfen hanfodol unrhyw gatalog yw:

• Cyfeirnod(au)
• Teitl
• Crëwr
• Dyddiad(au) perthnasol
• Maint
• Lefel disgrifiad
• Natur a chynnwys

Mae manylion adneuwyr yn cael eu hepgor o gatalogau o dan delerau Deddf Diogelu Data 1998.

6.3 Mae gan AC ychydig o ôl-groniad catalogio ac mae’n ceisio mynd i’r afael ag ef mewn dulliau gwahanol ar sail yr ymateb mwyaf priodol ar gyfer y casgliad. Gall y dulliau hyn gynnwys:

• Chwilio am gyllid prosiect i gatalogio casgliad annibynnol
• Defnyddio gwirfoddolwyr dan oruchwyliaeth i gynorthwyo gyda rhannau o’r broses gatalogio
• Neilltuo amser staff ar gyfer catalogio casgliad annibynnol ar ôl ei werthuso (gweler 6.4)

6.4 Bydd AC yn penderfynu blaenoriaethau catalogio ar gyfer casgliadau mawr trwy ddefnyddio fersiwn wedi’i addasu o’r fethodoleg Logjam er mwyn cyfrifo amser catalogio a darparu sail resymegol ar gyfer penderfyniadauar sail y galw a ragwelir, cyflwr ffisegol, maint, cymhlethdod ac arwyddocâd. Fel arfer, bydd AC yn catalogio adneuon/rhoddion llai yn fuan ar ôl eu derbyn. Mae gwaith yn parhau i uwchraddio ac adolygu catalogau hÅ·n er mwyn sicrhau eu bod yn bodloni’r safonau presennol.

6.5 Gall croniadau gael eu hychwanegu i gasgliadau presennol, ond gallant gael eu catalogio ar wahân trwy ddefnyddio cyfeirnodau’r casgliad ac ychwanegu’r term ‘ychwanegol’.

7. Catalogau

7.1 Mae catalog Archifdy Ceredigion ar gael ar-lein. Mae catalogau newydd sy’n cael eu creu yn cael eu rhoi ar y we. Defnyddir iaith bennaf y casgliad ar gyfer catalogau.

7.2 Mae copïau o gatalogau yn cael eu cadw ar weinydd yr awdurdod er mwyn sicrhau nad yw data yn cael ei golli’n gyfan gwbl os yw’r wefan yn cael ei difrodi’n ddifrifol.

7.3 Mae catalogau yn yr ystafell ymchwil yn cael eu chwilio ar-lein trwy ddefnyddio cyfrifiaduron sydd ar gael i’r cyhoedd.

8.Cyfyngiadau a Chyfnodau Terfynau

8.1 Mae’r casgliadau yn cynnwys cofnodion sy’n destun cyfyngiadau a chyfnodau terfynu penodol. Gall y cyfnodau terfyn hyn gael eu penderfynu gan ddeddfwriaeth Diogelu Data, cyngor ac arweiniad gan yr Archifau Gwladol a Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth neu gan yr adneuwr ei hun. Bydd AC yn adolygu casgliadau sydd eisoes wedi’u catalogio er mwyn sicrhau nad yw gwybodaeth sensitif neu bersonol yn cael ei rhyddhau.

8.2 Mae AC yn annog adneuwyr i beidio â gosod gormod o gyfyngiadau ar fynediad i gasgliadau.

8.3 Hysbysir defnyddwyr am unrhyw gyfyngiadau a’r sail resymegol amdanynt, ac mae staff yn dilyn gweithdrefnau wedi’u dogfennu wrth roi gwybod i ddefnyddwyr am y camau gofynnol i gael mynediad i ddosbarthiadau penodol o gofnodion â chyfyngiadau.

9. Rheoli Lleoliadau a Symudiadau

9.1 Er mwyn helpu i gyflawni ei hymrwymiadau gofal i’r deunydd archif y mae’n ei gadw ac i adneuwyr y cyfryw ddeunydd, mae AC yn ceisio cadw gwybodaeth gyfoes am leoliadau’r holl eitemau o dan ei gofal.

9.2 Defnyddir copïau dyblyg o bapurau adalw pan gaiff dogfennau eu symud o ystafelloedd diogel at unrhyw ddiben.Mae hyn yn darparu trywydd archwilio o’r defnydd, ac mae defnyddio’r darnau papur hyn yn rhan o’r contract rhwng ymchwilwyr AC a’r sefydliad.

9.3 Os yw adneuwyr yn dymuno tynnu eu deunydd archif eu hunain dros dro, mae’n rhaid iddynt gwblhau a llofnodi ffurflen sy’n cael ei pharatoi a’i llofnodi gan staff AC er mwyn awdurdodi hyn.

10. Gwaredu a Thynnu

10.1 Mae gan AC yr hawl i adolygu’r archifau y mae’n eu cadw ac argymell eu bod yn cael eu trosglwyddo, eu gwaredu neu eu dinistrio os yw hyn yn cydymffurfio â nodau ac amcanion AC a bod yr holl ganiatâd perthnasol wedi’i sicrhau.

10.2 Mae AC yn cadw cofnod o’r holl benderfyniadau gwaredu a’r sail resymegol amdanynt.

10.3 Gall perchnogion deunydd archif sy’n cael ei adneuo yn AC dynnu’r deunydd yn ôl dros dro neu’n barhaol o dan amodau’r Cytundeb Adneuo.

11. Adolygu’r Polisi

Adolygir y polisi hwn o leiaf unwaith bob pum mlynedd. Ysgrifennwyd y polisi hwn ym mis Hydref 2017 a bydd yn cael ei adolygu ym mis Hydref 2022, neu cyn hynny os oes angen.


Archifdy Ceredigion Archives
Cyngor Sir Ceredigion County Council


Archifdy Ceredigion - diogelu'r gorffennol er lles y dyfodol
Admin